인수인계·입금 확인·엑셀 취합, 사장님 손일을 도구 3종으로 덜었다

사회적기업이자 KIDP 산업디자인전문회사(종합)인 ㈜퍼블릭아이디(대표 조용민)가 AI 업무자동화 도구 '우리회사OS'에 인수인계·온보딩, 청구·입금 대조, 엑셀 파일 합치기 3종을 새로 냈다. 직원이 바뀔 때, 대금을 받을 때, 월별 파일을 모을 때 사장님이 손으로 되풀이하던 일을 덜어 주는 도구다. 홈페이지 www.public-id.co.kr/os에서 상품별 소개를 볼 수 있고, 통합상품에도 함께 들어갔다.

인수인계·온보딩: 떠나는 사람의 일을 2주 안에

퇴사 브이로그 314개를 분석한 연구기관 조사에서 중소기업 입사자가 1년 안에 그만둔 비율은 53.6%였다. 사람이 자주 바뀌는 곳에서는 절차가 퇴사자 머릿속에만 남아 있다가 마지막 주에 말로 급히 넘어가기 쉽다. 인수인계·온보딩은 업무 목록(엑셀 CSV) 하나와 인계자·인수자·시작일을 넣으면 업무별 절차가 담긴 인수인계서, 첫 2주 일정표와 체크리스트, 인계자와 인수자가 서명하는 확인표를 만들어 준다. 문서에 비밀번호처럼 보이는 값이 있으면 옮기지 않고 경고한다. 노무 자문은 아니어서 근로계약·퇴직 관련 판단은 노무사나 고용노동부 안내로 확인해야 한다.

청구·입금 대조: 통장을 열어 하나씩 맞추던 일

청구서를 만들고 통장에서 누가 얼마를 보냈는지 맞춰 보는 일은 거래처가 몇 곳만 돼도 하루가 걸린다. 세금계산서까지 늦어지면 부담이 커진다. 국세청 안내로는 전자세금계산서를 늦게 발급하면 발급한 쪽에 공급가액의 1%, 끝내 발급하지 않으면 2%의 가산세가 붙는다. 청구·입금 대조는 청구 목록과 은행에서 내려받은 거래내역 파일을 읽어 청구서를 한 장씩 만들고, 입금을 확정·확인 필요·미입금으로 나눈 대조표를 낸다. 금액만 같거나 같은 돈이 두 번 들어온 입금은 확정하지 않고 사람이 보도록 남긴다. 은행이나 홈택스에는 접속하지 않으며 전자세금계산서 발행과 독촉은 여전히 사람의 몫이다.

엑셀 파일 합치기: 월말마다 복사·붙여넣기

2024년 소상공인실태조사에서 디지털 기술을 활용하는 소상공인은 27.2%였고, 경영관리 소프트웨어를 쓰는 곳은 5.3%에 그쳤다. 매달 새 파일로 쌓이는 매출·주문 기록을 손으로 열어 붙이는 사업장이 아직 많다는 이야기다. 엑셀 파일 합치기는 폴더에 넣은 CSV와 엑셀 파일의 열 이름을 맞춰(날짜와 일자, 금액과 합계금액 같은 차이) 한 장으로 합치고 정렬한 뒤 파일별·월별 합계를 낸다. 중복으로 보이는 줄은 지우지 않고 표시만 하고, 원본 파일은 읽기만 한다.

세 도구의 계산과 대조는 AI의 추측이 아니라 공개된 고정 규칙으로 돌아가서 같은 파일을 넣으면 언제나 같은 결과가 나온다. 중소벤처기업부는 올해 혁신 소상공인 AI 활용지원 사업으로 약 2,000명을 선정할 계획인데, 현장에서는 거창한 AI 활용보다 인수인계서, 입금 확인, 월별 취합 같은 반복 업무가 먼저 시간을 잡아먹는다.

조용민 대표는 "사장님들이 공개된 곳에 남긴 고충 가운데 노무나 세무 판단이 들어가지 않는 일만 골랐다"며 "판단은 사람이 하고, 옮기고 맞추는 손일은 도구가 하게 하자는 취지"라고 말했다.

㈜퍼블릭아이디는 노면표시·안전표지의 디자인부터 제작·시공까지 한 회사에서 수행하고, 시공 후 1년 동안 책임지고 관리하는 안전시설관리 구독을 함께 운영한다. 인증 사회적기업(제2020-227호)이자 「사회적기업 육성법」 제12조에 따른 공공기관 우선구매 대상이며, 자세한 내용과 문의는 홈페이지(www.public-id.co.kr)에서 확인할 수 있다.